こんにちは。
新事業進出補助金の公募要領の「機械装置・システム構築費」には、「100万円（税抜き）以上のシステム構築費を計上する場合は、実績報告時に、要件定義書（費用見積書を含む）または開発費用算出資料（作業単価、作業工数及び作業時間、固定費用、作業担当者、作業担当者勤務記録等）を提出する必要があります。」とありますので、要件定義書（費用見積書を含む）または開発費用算出資料（作業単価、作業工数、作業時間、固定費用、作業担当者、勤務記録等）を提出する必要があると考えます。